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知っておくと便利!メールマナーの5つの基本!

   

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メールは対面じゃない会話ツールなので、マナーが大事です。

 

家族、友人ならまだしも、ビジネスや初対面の方に送る際には、特に心がけが大事です。

 

今回は知っておくと便利な5つのメールのマナーについて。

 

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5つのメールマナー

 

1、宛名の「様」「御中」の使い分け

 

まず、宛名についてです。

 

宛名は、個人に送る場合は、「〜様」とするようにしましょう。

 

また団体や会社への宛名は「〜御中」と付けるのが常識です。

 

そして一番難しい箇所なのですが、「会社名+部署名+個人名」と続く場合は、「様」にするのが適切です。

 

宛名に関しては、コレを知っておくだけでもグッとマナーへの意識が高まります。

 

逆に注意したいケースは、「様」と「御中」は同時には使ってはいけないということです。

 

これだと二重敬称と呼ばれる間違いなので、注意しましょう。

 

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2、書き出しの常識

 

初めてメールを送る方に向けての書き出しは「お世話になります。」です。

 

そして、2回目以降の方には「お世話になっております」になります。

 

「お世話になります」と「お世話になっております」を使い分け出来るようになると、ビジネスでも個人でも書き出しで迷うことないので、知っておくと便利。

 

3、一行の文字数には気をつけよう

 

一行の文字数というのは決まりがありません。

 

ですが、共通で言えるのは、一行が長いと読みにくいということです。

 

目安としては、30字前後で改行するのが望ましいです。

 

改行はとても大事です。

 

4、引用が多いと印象が悪い

 

ビジネスメールの返信をする際に

 

>>納期はいつでしょうか?

一週間後です。

>>進捗どうでしょうか?

問題ありません。

 

などと、メールの文面に「>>>」を多様するとあまり良い印象を持たれません。

 

なるべく引用は無くすように意識していきましょう。

 

5、署名は大事

 

ビジネスメールにある署名。

 

メールの最後に自分の名前会社の住所部署名などを書く欄です。

 

この署名の欄で一個知っておくと便利なのが、郵便番号まで書いておいたほうが良いという点です。

 

近頃では、郵便物や宅配物を署名から確認することが多いので、郵便番号まで書いてあげると相手先にも喜ばれるケースが稀にあります。

 

署名の流れの基本としてはこのような感じです。

 

———-

名前

会社のメールアドレス

会社の住所

会社の自分の電話番号

———-

 

6、件名には簡潔な要件を

 

本文も大事ですが、件名も同じくらいとても大事です。

 

なぜなら相手は、本文よりも件名を先に見るからです。なかには件名しか見ない人もいるのです。

 

そして一番やってはいけないのが、件名に挨拶を入れることです。

 

具体的には、「こんばんは。進捗の進みはどうでしょうか?」だと件名が、「進捗の進みはど」という部分で切れてしまったりします。

 

それならシンプルに「進捗の進みはどうでしょうか?」にしましょう。

 

まとめ

 

1、宛名の「様」「御中」の使い分け

2、書き出しの常識

3、一行の文字数には気をつけよう

4、引用が多いと印象が悪い

5、署名は大事

6、件名には簡潔な要件を

 

などです。特にビジネスメールではマナーなどが多いです。

 

この5つを知っておくだけでも全然違います。

 

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